Relaciones Públicas

ESTRUCTURA  DE UN DEPARTAMENTO DE RELACIONES PUBLICAS 

Ejemplo del funcionamiento del departamento de Relaciones Públicas en una empresa.

VENTAJAS

·         Le da credibilidad a la empresa

·         Because PR communications are not perceived in the same light as advertising – that is, the public does not realize the organization either directly or indirectly paid for them – they tend to have more credibility.El Cost costo es bajo

·         In both absolute and relative terms, the cost of PR is very low, especially when the possible effects are considered.Avoidance of Clutter Evita el desorden Because they are typically perceived, as news items, PR messages are not subject to the clutter of ads.

·         Lead Generation Genera información oportuna y relevanteInformation about the technological innovations, medical break-throughs and the like results almost immediately in a multitude of inquiries.Ability to reach specific gr

·         Capacidad de llegar a grupos específicos

·          Because some products appeal to only small market segments, it is not feasible to engage in advertising and / or promotions to reach them.Image Buildi Construcción de Imagen positiva

FUNCIONES
Effective PR helps to develop positive image for the organization. Toda actividad de relaciones públicas está pensada en la Comunicación Estratégica basada en Investigación, Planificación, Comunicación y Evaluación (IPCE) y dentro de sus finalidades está la gestión de la imagen corporativa, mediante el desempeño de las siguientes funciones:

• Gestión de las comunicaciones internas: es de suma importancia conocer a los recursos humanos de la institución y que éstos a su vez conozcan las políticas institucionales, ya que no se puede comunicar aquello que se desconoce.
• Gestión de las comunicaciones externas: toda institución debe darse a conocer a sí misma y a su accionariado. Esto se logra a través de la vinculación con otras instituciones, tanto industriales como financieras, gubernamentales y medios de comunicación.
• Funciones humanísticas: resulta fundamental que la información que se transmita sea siempre veraz, ya que la confianza del público es la que permite el crecimiento institucional.
• Análisis y comprensión de la opinión pública: Edward Bernays, considerado el padre de las relaciones públicas, afirmaba que es necesario persuadir (no manipular) a la opinión pública para ordenar el caos en que está inmersa. Es esencial comprender a la opinión pública para poder luego actuar sobre ella.
• Trabajo conjunto con otras disciplinas y áreas: el trabajo de toda relacione pública debe tener una sólida base humanista con formación en psicología, sociología y relaciones humanas. Se trabaja con personas y por ende es necesario comprenderlas.

ALCANCES

a) La determinación de objetivos comunicacionales, el diseño de estrategias de comunicación, la investigación y planificación de la comunicación y la ejecución y evaluación de la comunicación de organizaciones y/o personas de existencia física o jurídica, con fines Institucionales.

b) El asesoramiento en la estructuración, proyección y/o evaluación de la imagen institucional de personas u organizaciones de existencia física y/o jurídica.

c) La difusión de información de carácter institucional, generada por las organizaciones, destinadas a sus diferentes públicos, a través de los medios de comunicación social.

d) La planificación, supervisión y eventualmente la ejecución de campañas de opinión pública, como asimismo la coordinación y planificación de investigaciones de opinión pública con finalidad institucional.

e) La programación, coordinación, ejecución y evaluación del ceremonial y la organización de eventos tales como ferias, congresos, exposiciones, seminarios, jornadas, convenciones, etc., con fines institucionales.

f) La planificación, ejecución y/o supervisión de la utilización de medios de comunicación gráficos y/o audiovisuales para la emisión de mensajes destinados a los distintos públicos de las organizaciones.

g) El asesoramiento, brindando información obtenida legítimamente, a los miembros del poder legislativo y otros funcionarios del orden nacional, provincial y municipal, en representación de intereses sectoriales o particulares que pudieran verse afectados como consecuencia de sus decisiones, a fin de atemperar, modificar o impulsar las mismas.

h) La realización de auditorías de comunicación y/o imagen, interna o externa, de las organizaciones.

i) La actuación como perito en la especialidad, produciendo dictámenes a ser presentados ante autoridades judiciales o administrativas.

j) La participación en la programación y coordinación de acciones destinadas a la prestación de servicios de cooperación social; que realicen las organizaciones.

TIPOS DE ORGANIZACIÓN

1.      Industrial

2.      Gubernamental

3.      Empresas de servicio

4.      Organizaciones benéficas

5.      Agropecuario

6.      Educativo

7.      Comercial

8.      Militar

PLANES DE TRABAJO

1-. FASES EN LA REALIZACIÓN DE UN PROGRAMA DE RRPP
Sea un programa a medio o largo plazo estableciendo un símil con el trabajo de un médico, las fases se parecen:

a) investiga y estudia ese programa.
b) Diagnostica.
c) Planifica y propone una serie de acciones de comunicación para solucionar ese problema.
d) Pone en marcha las acciones.
e) Sigue la evolución.
f) Adapta y corrige.

2-. INVESTIGACIÓN. Tiene por objetivo definir la imagen de la organización y en la medida de lo posible en el sector al que pertenece. Las actitudes de los públicos respecto a la misma así como sus puntos fuertes y débiles en materia de comunicación con los públicos.
Dos etapas: 1-. Definir los públicos a los que hay que investigar. Razones: - saber qué grupos de personas son todos los relativos al programa.
- Establecer prioridades en función del presupuesto.
- Seleccionar los instrumentos más idóneos.
- Preparar los mensajes de la forma más eficaz. 2-. Públicos y métodos. Técnicas diferentes, dos tipos: - Métodos o procedimientos informales.
- Métodos o procedimientos formales.


3-. PLANIFICACIÓN (etapas).
A partir de la investigación obtenemos unos resultados que analizamos y contrastamos con los objetivos si había programa anterior o si no con los que determinan los puntos fuertes y débiles de la organización con cada uno de los públicos. A partir de ahí entramos en esta fase de investigación.

Pasos : 1-. Fijar los objetivos de imagen según públicos.
2-. Fijar las estrategias de comunicación al servicio de la imagen; acciones a ejecutar con cada público para conseguir el objetivo. Estrategia de mensaje y estrategia de medios.


4-. IMPLEMENTACIÓN.
Calendario de la implementación táctica de las acciones que es el timing y programación.

5-. EVALUACIÓN (Niveles de evaluación según W. Lindenmann).

Evaluar si esa acción ha conseguido los objetivos marcados.

1-. Medir lo que la organización ha hecho.
2-. Se evalúa si los públicos objetivos han recibido los mensajes dirigidos a ellos, si han prestado atención y los han retenido.

3-. Medir las opiniones, actitudes y cambios de actitud de los públicos con respecto a la organización.

SISTEMA DE TRABAJO EN UNA CONSULTORA EXTERNA

1º Abrir una carpeta al cliente en la que incluimos:

• nombre del cliente

• acción que llevar a cabo

• plazo de ejecución

• número de horas estimadas y dedicadas

2º Acordar los objetivos de trabajo.

3º Preparación del plan (lo que conlleve una investigación).

4º Elaboración de un presupuesto.

5º Ejecución de las acciones.

FUNCIONES EN UNA CONSULTORA EXTERNA

·  Elaboración de un listado de medios. Normalmente se incluyen todos los medios.

·  Redacción y preparación de información dirigidas a medios. Notas de prensa, dossiers de prensa…

·  Gestión y preparación de entrevistas en medios de comunicación para la dirección o para los portavoces de la empresa.

·  Preparación de un archivo de fotografías.

·  Seguimiento de los medios de comunicación.

·  Editar y producir revistas, periódicos para el personal y organizar otros instrumentos de comunicación interna.

·  Editar y producir revistas externas, a veces asume esta tarea el departamento de MK (revistas de usuarios, clientes y distribuidores).

·  Redactar y producir material corporativo: folletos de prestigio, informes anuales, documentos preparados para las visitas de empresa.

·  Encargar, distribuir, excluir, catalogar y mantener material audiovisual. (videos corporativos , películas…).

·  Encargar y organizar eventos. Eventos: exposiciones, celebración de actos que tengan que ver con la vida importante de la organización, inaguraciones…, conferencias de ventas, organización de ferias.

·  Responsabilidad sobre patrocinios y mecenazgo, los que tienen relación con la imagen de la empresa.

·  Organización de visitas; generales y especiales. Visitas de prensa, visitas VIP, visitas parlamentarias…

·  Organización de informes y actos al término de cualquier acción de comunicación corporativa.

ORGANIZACIÓN EN  UNA CONSULTORA EXTERNA

La organización depende del tipo de organización. Desde el punto de vista de los servicios prestados existen diferentes tipos de organización:

·  Agencias de RRPP: prestan únicamente servicios de RRPP.

·  Agencias de comunicación integral: agencias multiservicio de comunicación global.

·  Organizaciones que ofrecen servicios de comunicación de MK: consultoras de comunicación de MK.

·  Consultoras en diferentes áreas.

·  Agencias de publicidad.

·  Consejeros independientes o freelance: trabajan con empresas pequeñas.

·  Agencias especializadas.

BIBLIOGRAFIA

·         http://translate.google.com.mx/translate?hl=es&langpair=en%7Ces&u=http://drypen.in/public-relations/advantages-of-public-relations-pr.html

·         http://es.wikipedia.org/wiki/Relaciones_p%C3%BAblicas

·         http://marcelosallapr.wordpress.com/2010/08/19/alcance-profesional-de-las-relaciones-publicas/

·         http://escueladerelacionespublicas.blogspot.com/2010/04/asesoria-y-relaciones-publicas.html

·         http://html.rincondelvago.com/modalidades-en-la-practica-de-las-relaciones-publicas.html